Zoom Tips & Tricks

Wat heerlijk alle versoepelingen. Wel hebben wij het afgelopen jaar geleerd, dat online afspraken ook super prettig zijn. Waarom dit niet doorzetten? Het scheelt onder andere bijvoorbeeld een hoop reistijd. Daarom geven wij jullie tips & tricks voor Zoom!

1. Plan automatisch vergaderingen in en laat mensen hiervan weten.

Link Zoom en jouw agenda aan elkaar. Dit kan bijvoorbeeld met het programma ‘Zapier’. Zo kan jouw afspraak zelf een Zoom-meeting inplannen, wanneer het jou en jouw afspraak uitkomt. Deze kan jij ook altijd laten synchroniseren met jouw persoonlijke agenda, dus dan heb jij altijd alles overzichtelijk bij elkaar!

2. Maak terugkerende vergaderingen met opgeslagen instellingen en een URL.

Maak een terugkerende vergadering aan door het vakje ‘Recurring meeting’ aan te vinken wanneer jij jouw meeting plant. Hierdoor kan jouw wekelijkse team meeting of maandelijkse check-in niet vergeten worden en hebben de deelnemers maar één keer de goede URL nodig om deel te nemen.

3. Zie na een meeting wie aanwezig was.

Wanneer het van belang is om te zien wie aanwezig was tijdens een meeting kan hier een rapport voor worden uitgedraaid. De deelnemerslijst voor alle vergaderingen kan je vinden onder Zoom-accountbeheer > Rapporten. Zoek naar Gebruiksrapporten en klik vervolgens op Vergadering om de gewenste vergadering te vinden, selecteer het rapporttype en het datumbereik en genereer het rapport.

Let op: Om dit in te kunnen zien moet jij de host van de vergadering zijn en de eigenaar van het account zijn. Ook is het nodig om een Pro, API Partner, Business of Education account te hebben.

4. Verzamel informatie van aanwezigen met een registratie.

Wil jij de volledige naam, e-mailadres, bedrijfsrelatie of andere informatie hebben van de deelnemers? Stel registratie verplicht voordat er aan de meeting kan worden deelgenomen. De optie kan jij vinden onder het tabblad: Mijn vergaderingen van de Zoom-webapp. Vervolgens kan jij een formulier op maat instellen die de deelnemers moeten invullen voordat ze aan de vergadering kunnen deelnemen.

Let op: Om informatie over de deelnemers in Zoom te kunnen opvragen, moet de host een Pro-account hebben. Daarnaast mag de vergadering niet het persoonlijke vergader-ID zijn.

5. Neem het gesprek op als video.

Om een meeting nog een keer terug te kijken na afloop kan jij de vergaring filmen. De video moet lokaal op jouw computer worden opgeslagen, er is ook een optie om de meeting op te slaan in de Cloud.

Let op: Check altijd met de deelnemers of zij het goed vinden om op de video te komen! Zo voldoe jij aan de privacy gevoeligheid. Om video’s op te nemen, heb jij Zoom nodig op macOS, Windows of Linux. Als jij de optie om op te nemen niet ziet, controleer dan jouw instellingen in de webapp (onder Mijn vergaderinstellingen) of vraag jouw accountbeheerder om dit in te schakelen.

6. Co-host gesprekken.

Jij kan jouw meeting samen leiden!

Om de co-hosting tool te gebruiken, moet dit worden ingeschakeld in de Zoom Meeting Settings. Ga naar het tabblad Vergadering en kies de optie co-host. Wacht aan het begin van de meeting tot jouw co-host zich aansluit, voeg de co-host toe door op de drie puntjes te klikken op de videobox.

Let op: Om co-hosting te gebruiken, heb jij een Pro-, Business-, Education-, of API Partner-account nodig bij Zoom, en moet je werken op macOS, Windows, Android, of iOS (niet Linux of web).

7. Geef deelnemers een wachtkamer.

Voordat een meeting start kan jij aanvinken of jij wel of geen wachtkamer wilt voor de deelnemers van het gesprek. Door een wachtkamer toe te voegen aan het gesprek heb jij de kans om te kiezen wie jij toevoegt en wanneer.

8. Laat iemand anders jouw vergaderingen plannen.

Voeg de e-mail van een planning assistent toe om vergaderingen door iemand anders in te laten plannen. Doe dit bij ‘Meeting Settings’ vervolgd door ‘Other’. Hier staat een plusteken om de e-mail toevoegen naast Planningstoelage toewijzen.

Let op: De hoofd Zoom-accounthouder en iedereen die planningsrechten krijgt, moeten allemaal een Pro- of Corp-licentie hebben.

9. Leer een paar essentiële sneltoetsen.

I = uitnodigen. Druk op Cmd+I (macOS) of Alt+I (Windows) om naar het uitnodigingsvenster te gaan, hier kan jij de link naar de vergadering zien.

M = dempen. Druk op Cmd+Ctrl+M (macOS) of Alt+M (Windows) als jij de host van de vergadering bent en alle anderen op de lijn wilt dempen.

S = delen. Druk op Cmd+Shift+S (macOS) of Alt+Shift+S (Windows) om jouw scherm te delen.

Download Zoom hier!